Микульская О.М., Плотникова Я.А. ЭЛЕКТРОННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА КАК СПОСОБ ПОВЫШЕНИЯ НАДЕЖНОСТИ И КАЧЕСТВА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Системы документооборота хранят документы, ведут их историю, обеспечивают их движение по организации, позволяют отслеживать исполнение зафиксированных в документе обязанностей. В организации, где внедрена система документооборота, не бывает просто решений, поручений или приказов. Бывают документы, содержащие решения, поручения и т. д. Документ является базовым инструментом управления: все

управление в организации осуществляется через документы. Часто потоки документов в организации неупорядочены, что, в свою очередь, снижает качество делопроизводства предприятия, документы теряются, часто, когда попадают к исполнителю, теряют свою актуальность. В современном мире имеет значение именно оперативность получения информации, своевременная реакция на то или иное сообщение. Именно для упорядочения потоков документов, систематизации их на предприятиях приобретают популярность системы электронного документооборота (СЭД).

Для обеспечения оптимальных результатов от внедрения СЭД необходимо определить актуальность ее внедрения и критерии выбора СЭД, определяемые предъявляемыми к ней требованиями.

Актуальность внедрения СЭД

Актуальность внедрения СЭД определяется следующими факторами:

Необходимость автоматизации административного управления организацией. Степень сложности организационной структуры.

Наличие территориально распределенных подразделений. Этот фактор накладывает определенные требования к удаленному доступу, к репликации данных и т.д.

Наличие бумажного архива большого объема.

Наличие не удовлетворяющей текущим потребностям системы документооборота.

Критерии выбора СЭД

Критерии выбора определяются следующими требованиями:

Требования по объему хранения. Для обработки большого количества документов (по объему хранения), необходимо выбрать систему, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM - Hierarchal Storage Management). Этот механизм хранит наиболее активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях, в то время как реже используемая информация автоматически переносится на медленные и дешевые носители.

Наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации и т. д.).

Необходимость в развитой маршрутизации документов, в управлении потоками работ (workflow managing) и, как следствие, потребность в поддержке произвольных бизнес-процессов, возможно работающих совместно с прикладными системами поддержки этих процессов.

Требования по срокам хранения документов. При больших сроках хранения (десятки лет) стоит серьезно подумать об организации параллельного архива.

Требования к "открытости", расширяемости системы. Возможность интеграции с существующими информационными системами и использования имеющегося оборудования.

Необходимость хранения изображений документов. Использование в организации специфических форматов хранения документов. Необходимость поддержки инженерных и конструкторских задач, других особенностей деятельности предприятия.

Наличие развитых средств поиска информации. Полная поддержка системой языков имеющихся в организации документов.

Требования к безопасности (шифрование, организация доступа, и т. д.). Возможность использования уже имеющихся в информационной инфраструктуре организации механизмов доступа в системе документооборота.

Требования по соответствию определенным стандартам: внутренним, отраслевым, ГОСТ, международным

стандартам по контролю качества, уровню организации хранения информации.

Общая классификация систем документооборота

Классификация не является жесткой, и СЭД могут одновременно осуществлять функции, определенные в различных приведенных ниже категориях, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта.

Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы - ЭА). Электронный архив - это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации. Некоторые системы особенно выделяются за счет развитых средств полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск и т. д., другие - за счет эффективной организации хранения:

HSM, поддержка широкого диапазона оборудования для хранения информации и т. д.

Системы с развитыми средствами workflow (WF). Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая "жесткая маршрутизация"). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом "работа" (work). Системы такого типа называют системами workflow - "поток работ" (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.

Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Эти "гибридные" системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Для управления организацией нужна как "жесткая", так и "свободная" маршрутизация, когда маршрут движения документа назначает руководитель ("расписывает" входящий документ), поэтому обе технологии в том или ином виде могут присутствовать в таких системах. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение. При внедрении таких систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, масштабируемости, поэтапного внедрения, учета территориальной распределенности, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т. д.

Системы, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration). Это новое веяние в области систем документооборота, связанное с пониманием изменчивости рыночных условий в современном мире и с необходимостью иметь для быстрого движения "только самое нужное", без лишнего, очень полезного,

но тяжелого балласта. Такие системы, в противоположность предыдущим, не включают понятия иерархии в организации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Обычно реализованы в концепции "порталов". Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов в intranet, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных). Такие системы находят заказчиков среди быстро развивающихся коммерческих компаний, рабочих групп в крупных фирмах и государственных структурах.

Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами (CRM - Customer Relation Management), управления проектами, биллинга, электронной почты и пр.

Рынок систем автоматизации управления в нашей стране можно условно разделить на три части:

программные решения отечественных разработчиков на базе приложений иностранных компаний;

программные решения отечественных разработчиков на базе собственных разработок;

программные решения иностранных производителей.

Выбор оптимальной СЭД

По поводу оптимального СЭД выбора можно дискутировать. С одной стороны, СЭД от известных производителей кажутся более надёжными. Собственно системы документооборота в таких случаях являются адаптивной надстройкой над готовыми базами данных. Кроме того, подобное решение с большой вероятностью будет целесообразным, если на предприятии уже установлена подобная СЭД для смежных нужд.

С другой стороны, программы с собственной СЭД обычно не требуют особых условий установки и эксплуатации, как и покупки и внедрения дополнительного программного обеспечения сторонних разработчиков.

Немаловажный фактор при выборе СЭД - повышенная степень безопасности информации. При несанкционированном доступе к каталогу базы известных производителей - попросту говоря, взломе защиты - злоумышленник с большей вероятностью сможет извлечь конфиденциальную информацию, обладая навыками программиста СУБД. А при индивидуальном формате базы данных этот процесс значительно усложнится, если не станет невозможным.

Следует отметить, что проблема совместимости СУБД нередко решается для конкретного внедрения. То есть при необходимости разработчики в проекте автоматизации "пересаживают" СЭД с разработанной ими базы данных на необходимую заказчику. На это способны разработчики с опытом внедрений.

Следует отметить также разницу между «коробочным» продуктом и проектными внедрениями. Не стоит

"Коробочные" программные продукты имеют один недостаток - стандартность. Каждому хочется, чтобы любая деталь его специфики была реализована в системе. Зачастую сложный делопроизводственный процесс не может быть реализован «коробкой» или реализован частично за счет небольшого типового набора функций. Правда, в последнее время «коробки» впускаются разработчиками в более и более развёрнутых и многофункциональных вариантах, так что эта проблема имеет тенденцию к исчезновению.

Разработка СЭД как проекта - долгий, трудоемкий и требующий больших затрат процесс. И может так

случиться, что ресурсы, затраченные на разработку этой системы, будут потрачены неадекватно результату. Во-первых, этому может способствовать неправильно и неполноценно разработанное техническое задание. Во-вторых, внедрение требует готовности персонала участвовать во внедрении и использовании в своей работе этой системы со всей её спецификой, а разработчикам придётся создавать специальный комплект документации. Единственное средство против этого - внимательно изучить опыт именно внедренческих решений разработчика. Только слаженная и долго работающая на рынке команда сможет полноценно реализовать сложный проект.

Особой популярностью на рынке пользуются разработчики, имеющие и «коробочные» продукты, и опыт аналогичных внедренческих решений. Это доказательнее всего говорит о профессионализме такой компании.

Следует также обратить внимание на открытость системы для настройки. Чаще всего, чтобы изменить параметры работы или интерфейс систем, приходится перепрограммировать собственно СУБД. Для подобной работы требуется высококвалифицированный программист, наёмный либо состоящий в штате. Этот процесс довольно сложен и трудоёмок.

Хорошо написанная система должна быть легко масштабируема - она должна функционировать как на одном рабочем месте делопроизводителя, так и в рамках крупной организации, независимо от объема и сложности информационных потоков. Универсальная система должна быть исходно рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии, так и в рамках всей организации со сложной схемой информационных потоков. СЭД может меняться вместе с развитием компании, и расширяемость системы в будущем может реально сэкономить денежные и временные ресурсы. Грамотно построенная СЭД предоставляет возможность расширить проект, просто докупив необходимое количество лицензий.

Также при выборе следует рассмотреть функцию контроля исполнения документа. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества, достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации использования документов.

Одно из основных назначений систем подобного типа - обеспечить «прозрачность» работы на предприятии для руководителя. Соответственно, в ней должен содержаться полный инструментарий для руководителя: полная картина маршрута документа в регистрационной карточке, налаженная система разнообразных

отчётов по срокам исполнения с возможностью прогнозирования и ответственным лицам, отлаженная автоматическая система оповещений сотрудников о работе с документацией. В полноценной системе обычно хранится информация об исполнительской деятельности каждого сотрудника, участвующего в процессе документооборота, о предприятиях и организациях, с которыми он ведет переписку.

Для анализа и выбора системы оптимальным вариантом будет пилотная установка демо-версии и работа в тестовом режиме. Все огрехи и неудобства, если они есть, непременно проявятся в процессе многопользовательского тестирования.

Наличие демо-версии является немаловажным. Ряд компаний её не предоставляет, ссылаясь на масштабность своих проектов и невозможность создать потребительскую демо-версию. Но, заказывая проект «вслепую», вы каждый раз рискуете получить не тот результат, на который рассчитывали. Прежде чем включаться в какой-либо проект, вы должны посмотреть и протестировать реально работающую программу, а не покупать «кота в мешке». Это закон рынка.

На сегодняшний день внедрение систем автоматизации является необходимым. Система автоматизации документооборота дает реальные выгоды и реальный экономический эффект. Очень важно правильно выбрать систему и не следует экономить на процессе внедрения. Стоимость системы определяется в первую очередь ее принадлежностью к определенному классу. Длительность процесса внедрения зависит от сложности системы и может составлять от одной недели до года и более.

ЛИТЕРАТУРА

1. Статья «Обзор систем электронного документооборота» [Электронный ресурс]: сайт Open System

2. Дейт, К.,Дж. «Введение в системы баз данных», 6-е издание: пер. с англ. - К.; М.; СпБ.: издательский дом «Вильяме», 1999 г.

3. Петрова И.Ю., Васильева Э.М., Лаптев В.В., Лазуткина Е.А. «Преддипломная практика, дипломное проектирование по специальности 22 02 0 0 -Автоматизированные системы обработки информации и управления". Методические указания», Астрахань, 2002 г.

4. Андреева В.И. «Делопроизводство: Практическое пособие»/Издание 5-е, переработанное и дополненное. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 19 98 г.

16.11.1998 Константин Пьянзин

Универсальные системы управления документами позволяют автоматизировать деятельность предприятия. Наверное, многие обращали внимание, насколько неэффективно применяются компьютеры в большинстве организаций. Им чаще всего отводится роль печатных машинок, а сетевая инфраструктура служит лишь для тривиального обмена файлами.

Универсальные системы управления документами позволяют автоматизировать деятельность предприятия.

Наверное, многие обращали внимание, насколько неэффективно применяются компьютеры в большинстве организаций. Им чаще всего отводится роль печатных машинок, а сетевая инфраструктура служит лишь для тривиального обмена файлами. Конечно, многие используют в своей работе СУБД, электронную почту, календарное планирование и тому подобные приложения. Тем не менее крайне слабая организация коллективной работы не может не удивлять.

Спустя всего несколько месяцев пользователи оказываются не в состоянии разобраться даже в файлах и документах, созданных ими самими, - что уж говорить о чужих! Поиск и обработка документа даже месячной давности требуют значительных усилий. А ведь часто документы существуют не сами по себе, а взаимосвязаны друг с другом. И эту взаимосвязь приходится восстанавливать, так сказать, на ощупь. Кроме того, пользователю важно знать не только само содержание файлов, но и кто, когда, на каком основании их разрабатывал или изменял. Поэтому крайне желательно, чтобы программное обеспечение поддерживало коллективную работу пользователей, автоматически отслеживая все их действия.

И такие решения существуют! Прежде всего мы можем здесь отметить средства коллективной работы, такие, как Lotus Notes, Novell GroupWise и Microsoft Exchange. Но если говорить откровенно, эти продукты ориентированы прежде всего на решение задач организации взаимодействия между пользователями. По своей сути они являются расширенными программами электронной почты и не всегда подходят для работы с крупными архивами документов. В частности, размер архивов документов в таких программах ограничен, а сервисы полнотекстового поиска, контроля версий документов и т. д. отсутствуют или имеются в зачаточном состоянии. Более глобальным решением является использование электронных систем управления документами (СУД). В англоязычной литературе они обозначаются как EDMS (Electronic Document Management System).

Прежде всего, сразу оговоримся, что подразумевается под термином "документ". Это может быть обычный текстовый файл, документ Microsoft Word, электронная таблица Excel, графический файл GIF, чертеж AutoCAD, файлы мультимедиа. Наконец, это может быть группа взаимосвязанных файлов разного формата (такую группу называют составным документом). Таким образом, легче сказать, что документом не является (и то с некоторыми оговорками): исполняемые файлы, базы данных и ряд других двоичных файлов.

В данной статье речь пойдет об универсальных системах управления документами, об их взаимосвязи с другими системами делопроизводства и средствами коллективной работы, об их роли и месте в корпоративных информационных системах (КИС). Мы затронем также вопросы архитектуры и функционирования универсальных СУД. Такая постановка задачи вызвана тем, что даже многие специалисты по информационным технологиям слабо представляют себе возможности универсальных СУД. Поскольку статья носит ознакомительный характер, то мы постараемся избежать употребления, без крайней необходимости, таких "ученых" слов, как реинжиниринг, бизнес-процессы, рубрикаторы, репозитарии и т. п., так как их использование лишь затрудняет восприятие материала, и к тому же им всегда можно найти более понятные русские аналоги.

Акцент будет делаться на универсальные СУД, представленные на российском рынке: DOCS Open компании PC DOCS, Documentum EDMS компании Documentum и DocuLive компании Siemens Nixdorf.

КОМПОНЕНТЫ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

Вначале мы рассмотрим, что универсальная СУД представляет собой как продукт.

Если говорить кратко, то СУД предназначены для хранения документов, а также для поиска документов как по атрибутам, так и по содержимому. СУД отслеживает, кто и когда менял документы, контролирует версии и подверсии документов, имеет развитые средства разграничения полномочий при доступе к документам, использует проработанные механизмы интеграции с прикладными программами. Составной частью СУД являются средства организации документооборота (движения документов между пользователями), аннотирования и контроля прохождения документов. Система управления документами может поддерживать иерархическую структуру хранения данных, когда редко используемые документы переносятся с винчестеров на другие типы носителей, например на магнитооптические диски или магнитные ленты (аналог HSM в файловых системах). Важной особенностью универсальных СУД является наличие открытого программного интерфейса и множества модулей независимых производителей, значительно расширяющих функциональные возможности системы. СУД обладают и другими важными характеристиками, которых мы коснемся ниже.

Все документы, циркулирующие в организации, помимо содержания имеют такие не связанные непосредственно с содержанием атрибуты, как название, автор документа, время создания и другие. Набор атрибутов может меняться от одного типа документа к другому. Тем не менее в пределах одного типа документов подобный набор остается неизменным. Для протоколов совещаний в качестве дополнительного атрибута может присутствовать список участников, а для приказов - фамилия исполнителя и срок исполнения.

В универсальных СУД атрибуты документа хранятся в реляционной системе управления базами данных (СУБД). Для каждого типа документов с помощью визуальных средств создается шаблон карточки, где в удобном графическом виде представлены наименования атрибутов документа. При внесении документа в СУД автор берет необходимый шаблон и заполняет карточку, т. е. заносит значения атрибутов, при этом карточка оказывается связана с самим документом.

В общем случае серверная часть универсальной СУД состоит из следующих логических компонентов: хранилища атрибутов документов (карточек), хранилища документов и сервиса полнотекстовой индексации (см. Рисунок 1). Под хранилищем документов понимают обычно хранилище содержимого документов. Хранилище атрибутов и хранилище документов часто объединяют общим понятием архива документов.

Рисунок 1. Логическая схема универсальной системы управления документами.

Для хранения атрибутов большинство систем управления документами используют популярные СУБД Oracle, Sybase, Microsoft SQL Server и Informix. Поскольку некоторые СУБД позволяют строить распределенные базы данных с поддержкой технологий кластеризации и тиражирования данных, то хранилище атрибутов может иметь сложную распределенную среду, удовлетворяющую требованиям к масштабированию самых взыскательных заказчиков. СУБД обеспечивает поиск документов по атрибутам.

Для хранения непосредственно содержимого документов большинство универсальных СУД используют файловые серверы Windows NT, NetWare, Banyan VINES и UNIX. При этом комбинации сетевых сред могут быть самыми разнообразными: ничто не мешает тому, чтобы СУБД с атрибутами документов работала под UNIX в сети TCP/IP, а документы хранились под NetWare в сети IPX/SPX. Большим преимуществом универсальных СУД является то, что документы хранятся в исходном формате, причем системы автоматически распознают более сотни форматов файлов.

Минусами подхода, при котором документы хранятся в файловой системе, оказываются ослабление безопасности и возможность несанкционированного доступа к документам. Дело в том, что системному или сетевому администратору не составит труда получить доступ к конфиденциальной информации, даже если он не является администратором СУД. Решить эту проблему можно несколькими способами, среди которых самый универсальный состоит в установке средств шифрования документов на лету.

В последнее время с выходом СУД Oracle InterOffice все большую популярность стало приобретать хранение документов вместе с атрибутами в базе данных. Такой подход имеет свои плюсы и минусы. Плюсом является кардинальное усиление безопасности при доступе к документу, а основным минусом - низкая эффективность при большом объеме хранимой информации. Кроме того, данный подход требует использования мощных серверов с огромным объемом оперативной памяти и жестких дисков. При аварии с базой данных восстановить хранившиеся в ней документы будет очень непросто. Применение схем, подобных HSM, оказывается невозможно. Еще один минус заключается в строгой привязке к одной конкретной СУБД.

Третий компонент - сервис полнотекстовой индексации, обычно он является необязательным. Как и следует из названия, полнотекстовая индексация предназначена для индексации содержимого документов, чтобы при необходимости пользователь мог найти документы с вхождениями указанных в строке поиска слов. Полнотекстовая индексация предъявляет высокие требования к ресурсам сервера, поэтому ее обычно выполняют в ночное время или по выходным дням. Важнейшее требование состоит в том, что сервис должен работать с документами в их исходных форматах, т. е. программный компонент должен понимать все поддерживаемые СУД форматы файлов. Еще одно требование заключается в поддержке языков, с которыми заказчику приходится работать, желательно с учетом морфологии языка, а это отнюдь не тривиальная задача.

Важно помнить, что перечисленные компоненты СУД являются логическими и могут располагаться как на разных, так и на одном сервере.

Клиентами большинства универсальных СУД могут быть ПК с Windows 95 или Windows NT. Но отдельные СУД допускают использование платформ Macintosh и UNIX.

Бурное развитие Web-технологий не обошло стороной и системы управления документами. Все современные СУД позволяют работать с документами через обычные браузеры Web, а они могут быть размещены на самых разнообразных клиентских платформах; тем самым проблема работы в гетерогенной сетевой среде оказывается отчасти решена. При использовании Web-технологии у СУД появляется еще один серверный компонент, отвечающий за доступ к документам через обычный браузер Web. Недостатком доступа к документам через Web является значительно меньшая степень интеграции с прикладными программами.

ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОСОБЕННОСТИ УНИВЕРСАЛЬНЫХ СУД

Помимо того, что универсальные СУД представляют собой архивы документов с мощными механизмами поиска, они обладают и рядом других ценных качеств. Все рассматриваемые ниже универсальные СУД построены по модульному принципу, а их API являются открытыми. Это позволяет добавить при необходимости новые функции или расширить уже имеющиеся, причем свои услуги и продукты будут готовы предложить вам множество третьих фирм, включая российские. Все эти продукты хорошо интегрированы с СУД.

Универсальные СУД имеют солидные средства разграничения полномочий и контроля за доступом к документам. Как правило, они определяют следующие виды доступа (набор полномочий зависит от конкретной СУД):

• полный контроль над документом;
• право редактировать, но не уничтожать документ;
• право создавать новые версии документа, но не редактировать его;
• право аннотировать документ, но не редактировать и не создавать новые версии;
• право читать документ, но не редактировать;
• право доступа к карточке, но не к содержимому документа;
• полное отсутствие прав доступа к документу.

Каждое действие пользователя протоколируется, и, таким образом, вся история работы с документами может быть легко отслежена.

Все СУД в той или иной степени придерживаются парадигмы "шкаф - полка - папка": документ помещается в папку, она, в свою очередь, находится на полке и т. д. Количество уровней вложения неограниченно. Один и тот же документ может входить в состав нескольких папок и полок за счет применения механизма ссылок, при этом исходный документ остается неизменным и хранится в определенном администратором месте. Некоторые СУД предоставляют еще более мощные средства за счет установления связей между документами (так называемые связанные документы), причем эти связи можно устанавливать и редактировать в графическом виде.

Когда с документом работают несколько пользователей или когда он проходит через процедуру согласований, очень удобным средством является использование версий и подверсий документа. Допустим, автор создал документ и передал его следующему пользователю. Этот пользователь изменил документ и создал на его основе новую версию. Затем он передал документ третьему пользователю, который создал третью версию. Спустя некоторое время, ознакомившись с замечаниями и исправлениями, автор решает доработать исходную версию и на ее основе создает подверсию первой версии документа. СУД автоматически отслеживают версии и подверсии документов, и пользователи всегда могут определить, какая именно версия/подверсия документа является самой последней по счету или по времени.

Все эти возможности весьма ценны, но явно недостаточны для организации коллективной работы с документами. Они привязаны непосредственно к архиву и не затрагивают собственно документооборот.

Прежде чем говорить о документообороте, я бы хотел остановиться на используемых терминах. К сожалению, терминология до сих пор не устоялась, и часто под документооборотом подразумевают саму систему управления документами. Но это несколько разные понятия. Под документооборотом здесь и далее мы будем понимать средства организации движения документов между подразделениями предприятия, группами пользователей или пользователями. Понятно, что под движением мы имеем в виду не физическое перемещение документов, так как они чаще всего остаются на сервере, а передачу прав на их использование с уведомлением пользователей и контролем исполнения. Модули СУД, отвечающие за документооборот, называют модулями маршрутизации документов. Используемый в англоязычной литературе термин "workflow" на самом деле гораздо шире понятия "документооборот" и часто трактуется как автоматизация деловых процессов (или бизнес-процессов). Однако в контексте работы систем управления документами его с некоторой натяжкой можно отождествить с документооборотом.

В общем случае различают свободную и жесткую маршрутизацию документов. При свободной маршрутизации любой участвующий в процессе пользователь может по своему усмотрению изменить существующий или задать новый маршрут прохождения документов. При жесткой маршрутизации маршруты прохождения документов строго определены, и пользователи не вправе их менять. Однако такой схемой предусматривается обработка логических операций, когда маршрут может быть изменен в соответствии с некоторыми наперед заданными условиями. Например, если к пользователю Иванову пришел документ, у которого в качестве атрибута "Сумма" стоит менее 500 рублей, то документ далее пересылается в архив, а если более 500 рублей - то передается пользователю Петрову.

В некоторых универсальных СУД модуль маршрутизации входит в базовый комплект, в других его необходимо покупать отдельно. Однако даже если модуль маршрутизации входит в базовый комплект, но при этом он не подходит для решаемых задач, то полнофункциональные модули маршрутизации всегда можно приобрести у третьих фирм.

В состав большинства СУД входят утилиты для просмотра документов (viewer), понимающие многие десятки форматов файлов. Это очень удобные средства. Предположим, пользователь разрабатывает чертежи с помощью САПР AutoCAD. Устанавливать Auto-

CAD, стоящий 3000 долларов, сотруднику, занятому лишь проверкой чертежей, - слишком большая роскошь. Программа просмотра позволяет не тратиться на закупку дополнительных лицензий на AutoCAD, при этом она занимает значительно меньше места на клиентских машинах. Но, если говорить откровенно, входящие в базовый комплект СУД программы просмотра достаточно слабы, хотя и подходят для большинства офисных задач. Однако рынок предполагает множество разнообразных мощных программ просмотра, интегрируемых с СУД.

При организации коллективной работы возможность аннотирования документов оказывается обычно весьма полезна. В ряде случаев по тем или иным причинам пользователь не имеет прав на внесение изменений в документ в процессе согласования, но он бы хотел тем не менее высказать свои замечания. Как правило, подобные проблемы решаются за счет включения в карточку документа атрибута для аннотации и передачи пользователям прав на редактирование такого поля карточки. Но такое решение не всегда спасает положение, например замечания по поводу графического документа очень трудно иногда выразить словами. Недостатки гораздо проще было бы указать графическими средствами на самом изображении. Это позволяет сделать так называемая функция "красного карандаша". Однако только Documentum EDMS имеет подобное средство в базовом комплекте поставки. Но и пользователи других СУД не остаются внакладе, поскольку на рынке имеется немало подобных продуктов.

Важной особенностью универсальных СУД является высокая степень их интеграции с прикладными программами за счет использования механизмов OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI и других. Для работы с документами прибегать к утилитам СУД нет необходимости. Пользователи имеют дело только с обычными прикладными программами: в момент инсталляции клиентской части СУД прикладные программы дополняются новыми функциями и элементами меню. Например, пользователь Microsoft Word, открывая файл, увидит библиотеки и папки с документами СУД, откуда он и выбирает нужный документ (см. Рисунок 2). А при сохранении документ будет автоматически помещаться в базу СУД. То же относится и к другим офисным и ко многим специализированным (наподобие AutoCAD) программам. Благодаря интеграции СУД с прикладными программами затраты на внедрение СУД и на обучение персонала значительно снижаются.

Рисунок 2. Интеграция Microsoft Word и DOCS Open.

Помимо прочего, для универсальных СУД разработаны модули ввода документов со сканера, связи с электронной почты, с программами пересылки факсов и многие другие.

Прежде чем вести речь об особенностях конкретных универсальных СУД, представленных на российском рынке, мы поговорим о том, какое место такие системы занимают в информационной инфраструктуре предприятия.

МЕСТО УНИВЕРСАЛЬНЫХ СУД

Подходов к решению проблем, связанных с управлением документами, существует множество. Помимо универсальных СУД это и средства коллективной работы, наподобие Lotus Notes; и специализированные системы управления документами, в частности финансовыми или чертежными; и, наконец, приложения в составе систем управления предприятием или корпоративных информационных систем. Чем же универсальные СУД отличаются от них? И какие они имеют преимущества или недостатки?

На самом деле постановка вопроса, какой из подходов лучше, неправильна. Для одних задач лучшим решением может оказаться использование Lotus Notes, тогда как для других - DOCS Open. Все зависит от конкретной ситуации. Важным качеством универсальных СУД является то, что они позволяют решать очень многие задачи управления документами. Но, во-первых, всех задач они не решают, а во-вторых, применение специализированных программ может оказаться дешевле и/или эффективней. Еще одной чертой универсальных СУД является то, что они могут служить связующим звеном между различными специализированными системами, создавая таким образом фундамент для организации делопроизводства всего предприятия.

При знакомстве с универсальной СУД наиболее часто задаваемый вопрос касается их отличия от программ поддержки коллективной работы, и прежде всего от Lotus Notes. Если вернуться к возможностям универсальных СУД, то можно отметить следующие свойства, отсутствующие в программах поддержки коллективной работы:

• неограниченность размера архива универсальной СУД;
• встроенная поддержка полнотекстовой индексации;
• поддержка версий и подверсий документов;
• хранение документов в архиве в исходном формате;
• ведение журналов действий пользователей.

Можно ли на основе Lotus Notes создать полноценную систему управления документами? В принципе, да, возможно, тем более что Lotus Notes имеют развитую среду разработки приложений. Кроме того, некоторые из перечисленных возможностей реализуются имеющимися на рынке приложениями для тех же Lotus Notes. Но для универсальных СУД они уже есть в комплекте! Так что, насколько такой подход будет эффективен - это еще вопрос. Lotus Notes имеют ограниченную и притом закрытую базу данных. С большими объемами информации она будет работать медленно. Тем не менее для небольших организаций с малым объемом информации, где не требуется вся мощь универсальных СУД применение Lotus Notes, Microsoft Exchange или Novell GroupWise в качестве СУД вполне оправданно. Кстати, универсальные СУД имеют, как правило, шлюзы в перечисленные программы и могут задействовать почтовые средства программ типа Lotus Notes.

Что касается специализированных систем управления документами, их можно условно разделить на две категории. Первую категорию составляют продукты, изначально ориентированные на узкопрофильное применение и не имеющие средств интеграции с другими системами. В основном они представлены местными разработчиками. Такие программы предназначены для решения конкретных финансовых задач, управления персоналом, ведения складского учета и т. д. К сожалению, большинство подобных приложений имеют серьезные ограничения с точки зрения их применения в корпоративной среде. Каждое из них ведет свою собственную базу данных, причем эти хранилища информации никак друг с другом не связаны. В результате затраты на поддержание общей инфраструктуры оказываются таковы, что заставляют любого непредвзятого человека усомниться в разумности подобного подхода.

Вторую категорию составляют специализированные приложения, имеющие средства интеграции с другими системами. Так, программы PDM (Product Document Management) предназначены для решения целого класса задач, связанных с проектированием изделий. С их помощью одно и то же изделие может разрабатываться сразу несколькими проектировщиками. Программы TDM (Technical Document Managenent) призваны обслуживать другой класс задач, связанных с подготовкой технической документации. В качестве примера системы категории PDM/TDM можно отметить AutoDesk WorkCenter. Разумеется, рынок предлагает и бухгалтерские, и финансовые программы, программы учета людских и материальных ресурсов с открытым интерфейсом и, самое главное, обеспечивающие интеграцию с универсальными СУД. Кстати говоря, такие приложения и модули разрабатываются не только западными, но и российскими компаниями, притом российские разработки учитывают специфику нашего делопроизводства и местные стандарты.

Если рассматривать корпоративные информационные системы и системы управления предприятием, то они обычно имеют модули для поддержки делопроизводства, но возможности многих из них весьма ограничены. Большинство универсальных СУД поддерживает интеграцию с известными системами управления предприятиями, в особенности с продуктами SAP и PeopleSoft. Беда только в том, что очень немногие отечественные предприятия согласны устанавливать КИС - пока они слишком дороги и трудно адаптируются к российским условиям.

Однако вернемся к рассмотрению универсальных СУД. В мире их имеется более десятка, но на российском рынке представлены всего три: DOCS Open компании PC DOCS, Documentum EDMS компании Documentum и DocuLive компании Siemens Nixdorf. Чтобы СУД завоевала признание на отечественном рынке, система должна иметь по крайней мере локализованный пользовательский интерфейс и сервис полнотекстового поиска с поддержкой русского языка. В представительствах западных фирм можно встретить и другие СУД, но они не локализованы и рассчитаны исключительно на английский язык.

Помимо перечисленных СУД ряд отечественных компаний продает свои собственные системы. Такие программы отвечают большинству требований, предъявляемых к СУД. Но у них есть один весьма существенный недостаток: очень малое количество наработок третьих фирм, расширяющих базовые возможности системы, а именно этим ценны Documentum EDMS, DOCS Open и DocuLive. Да и ограничений у отечественных СУД гораздо больше. Справедливости ради можно отметить, что далеко не всем требуются функциональная мощь Documentum, DOCS Open или DocuLive.

Теперь остановимся вкратце на особенностях каждой из трех универсальных СУД.

DOCS OPEN

Локализованная версия DOCS Open американской компании PC DOCS известна в России с 1995 г. До недавнего времени система DOCS Open строилась в рамках двухуровневой модели клиент-сервер (см. Рисунок 1). Новое поколение системы под наименованием DOCS Fusion соответствует трехуровневой модели с участием сервера приложений (см. Рисунок 3). В данной версии промежуточным звеном выступает сервер приложений DOCS Fusion, осуществляющий обработку запросов со стороны клиентов DOCS Fusion к архиву документов DOCS Open. Использование сервера приложения повышает производительность и масштабируемость СУД. К тому же такой подход позволяет использовать более тонкие клиенты. Клиенты предыдущих версий DOCS Open также поддерживаются, но они работают в архитектуре клиент-сервер.

Рисунок 3. Архитектура системы управления документами DOCS Fusion.

Для хранилища карточек DOCS Open/Fusion можно задействовать SQL-серверы Oracle, Microsoft SQL Server и Sybase. Хранилища документов могут быть размещены на любых сетевых файловых системах, в том числе на NetWare, Windows NT, NFS, Banyan VINES. Однако DOCS Open/Fusion ориентирована прежде всего на платформу Windows NT, и это относится не только к хранилищу документов. Во-первых, DOCS Open/Fusion может напрямую использовать базу данных пользователей NT, а, во-вторых, специальный модуль безопасности Document Sentry Agent, препятствующий доступу к документам, минуя СУД, имеется только для NT.

Сервер полнотекстовой индексации размещается исключительно на платформе Windows. В качестве модуля, отвечающего за полнотекстовую индексацию, могут быть взяты продукты компаний Verity и Fulcum. Однако эти приложения поддерживают русский язык с некоторыми ограничениями. Более требовательные заказчики могут приобрести продукт Lingvo Fulltext Retrieval российской компании ABBYY, учитывающий морфологию русского языка.

В качестве клиентских платформ для DOCS Open и DOCS Fusion в настоящее время поддерживаются Windows 95/98/NT. Для доступа к документам из браузеров Web был разработан серверный модуль CyberDOCS, осуществляющий динамическое преобразование документов в формат HTML. Сервер приложений DOCS Fusion и сервер CyberDOCS размещаются на платформе Windows NT.

Базовый комплект DOCS Open/Fusion включает модуль свободной маршрутизации DOCS Routing, программу просмотра, средства интеграции с офисными приложениями. Особый интерес представляет дополнительный модуль DOCS Unplugged для поддержки мобильных пользователей. С его помощью пользователь может забрать документы из архива DOCS Open и работать с ними, не имея связи с СУД, например в командировке. При этом в архиве документы будут заблокированы. После того как пользователь вновь подключится к СУД, документы автоматически синхронизируются с архивом.

Различные производители предлагают модули для DOCS Open, позволяющие работать с факсовыми и почтовыми программами, вводить документы со сканеров, шифровать документы, управлять технической и чертежной документацией и делать многое другое.

DOCS Open имеет прекрасную объектно-ориентированную систему для разработки приложений, а также средства организации интерфейса прикладных программ с функциями СУД.

В России внедрением DOCS Open/Fusion занимается около полутора десятков компаний, причем они не ограничиваются исключительно внедрением, а предлагают и собственные модули. Среди них мы бы хотели выделить дистрибьютора DOCS Open компанию TerraLink и Мастер-реселлера компанию "Весть", благодаря усилиям которых DOCS Open стала самой популярной универсальной СУД в нашей стране. Кстати, модуль свободной маршрутизации DOCS Routing был разработан компанией "Весть" (оригинальное название WorkRoute I), и теперь PC DOCS поставляет его в базовом комплекте DOCS Open по всему миру. Известность получили также такие отечественные разработки, интегрируемые с DOCS Open, как система документооборота Optima WorkFlow ("Оптима"), система учета договоров "АиТ:Договора" ("АиТ"), система автоматизации проектирования "Компас" ("Аскон"), система распознавания текста Fine Reader (ABBYY), система управления информацией об изделии PartY?97 ("Лоция Софт") и другие.

По мнению системного инженера TerraLink Александра Бейдера, система DOCS Open/Fusion может успешно использоваться как небольшими компаниями, так и многонациональными корпорациями. Но все же основные преимущества DOCS Open сказываются при количестве рабочих мест более 50. Цена системы на одно рабочее место зависит от количества клиентов и заказанных модулей: в базовом комплекте она составляет 500-1000 долларов в пересчете на одно место.

DOCUMENTUM EDMS

Исключительно мощная система Documentum EDMS американской компании Documentum в локализованном виде появилась в России только осенью 1997 г. Поэтому по популярности она сильно отстает от DOCS Open. Тем не менее эта система обладает качествами, благодаря которым она вполне способна потеснить на рынке других игроков.

В отличие от остальных СУД, Documentum EDMS использует объектно-ориентированный подход и базируется на концепции обобщенного документ-объекта (Docobject). Каждый такой объект состоит из четырех частей: содержимого документа; его атрибутов; связей с другими объектами и операций, проводимых над документ-объектом, в частности маршрутов его прохождения. Такое решение позволяет очень гибко оперировать документами.

Один документ-объект может содержать несколько представлений (форматов) документа, причем система автоматически синхронизирует содержимое всех представлений при изменении одного из них. Благодаря этой особенности система позволяет клиенту просматривать и аннотировать документы в формате PDF программы Adobe Acrobat Reader и Acrobat Exchange (Acrobat Exchange входит в комплект поставки Documentum EDMS).

Documentum EDMS работает в соответствии с трехуровневой моделью "клиент - сервер приложений - база документов" (см. Рисунок 4). База документов DocBase может помещать содержимое документов как в сетевую файловую систему, так и в СУБД. Атрибуты документов база DocBase хранит под управлением одного из SQL-серверов: Oracle, Microsoft SQL Server, Sybase или Informix. Следует отметить, что карточки документов в Documentum EDMS не обязательны, но для удобства их обычно используют. Более того, в зависимости от прав пользователей один и тот же документ может иметь несколько карточек, показывающих только те атрибуты, которые пользователю необходимы и разрешены.

Рисунок 4. Архитектура системы управления документами Documentum EDMS.

Ядро системы образует сервер приложений DocPage. Он отвечает за обработку запросов клиентов к архиву документов. В его состав входит и сервис полнотекстовой индексации.

Доступ к документам через браузеры Web организуется с помощью сервера RightSite. RightSite позволяет формировать страницы Web на лету (из фрагментов, хранящихся в DocBase), представлять страницы в соответствии с текущими правами доступа, поддерживать корректность ссылок и т. д.

Модуль AutoRender Pro отвечает за автоматическую генерацию PDF-версий документов. DocPage Builder представляет собой набор средств по разработке приложений для управления документами в рамках Documentum EDMS. Назначение модуля Spider состоит в обслуживании сервера RightSite.

Отличительной особенностью Documentum EDMS является наличие нескольких типов клиентских мест.

WorkSpace - средство управления для координаторов СУД, т. е. привилегированных пользователей, задача которых состоит в организации работы других пользователей и определении логики работы системы.

SmartSpace предназначен для рядовых участников делопроизводства и имеет все средства интеграции с прикладными программами.

ImageViewer рассчитан на потребителей документов, не имеющих непосредственного отношения к процессу делопроизводства. Данный клиент предоставляет возможность просмотра и аннотирования документов.

SmartSpace Intranet и ViewSpace Intranet являются аналогами Smart-Space и ImageViewer, но предназначены для работы через браузеры Web.

Documenum EDMS поддерживает клиентов на платформах Windows 95/98/NT, Macintosh и X-терминалов.

В базовую поставку Documentum EDMS входит достаточно мощный сервис жесткой маршрутизации, поэтому у заказчиков обычно не возникает желания переходить на другой продукт.

Для Documentum EDMS разработано огромное количество модулей, но, к сожалению, практически все они не локализованы. Тем не менее ситуация постепенно меняется к лучшему.

В России поставкой и внедрением данной СУД занимаются три фирмы: SWD RealTime System (г. Санкт-Петербург), системный интегратор TopS Systems Integrator и компания "Весть". Уже имеется опыт внедрения системы на уровне крупного предприятия.

По словам консультанта компании TopS Альберта Бертякова, Documentum EDMS предназначена для средних и крупных компанией, особенно со сложной гетерогенной средой. Стоимость СУД в зависимости от количества клиентов составляет от 700 до 1500 долларов в пересчете на одно рабочее место.

DOCULIVE

СУД DocuLive была первоначально разработана норвежским отделением немецкого компьютерного гиганта Siemens Nixdorf для нужд норвежской армии. Довольно неожиданно эта система была весьма высоко оценена специалистами. Локализованная версия DocuLive появилась в России летом 1998 года.

Уникальной особенностью DocuLive является то, что она поставляется в исходных кодах. И это в базовом комплекте серьезного коммерческого продукта! Исходные тексты позволяют заказчикам без проблем подстраивать систему под свои нужды, разрабатывать свои собственные компоненты и даже изменять логику работы системы.

Система DocuLive работает в соответствии с двухуровневой моделью клиент-сервер (см. Рисунок 5). Карточки документов и папок хранятся на SQL-сервере (Oracle, Microsoft, Sybase, Informix), а документы - на файловом сервере. В отличие от других систем, доступ к содержимому документов может осуществляться не только с помощью сетевой файловой системы, но и по FTP. Кроме того, документы могут храниться в базе SQL-сервера в виде двоичных объектов.

Рисунок 5. Архитектура системы управления документами DocuLive.

Для DocuLive предлагаются следующие модули, которые могут быть установлены в соответствии с пожеланиями заказчика:

• DocuLive Basic;
• DocuLive View;
• DocuLive WorkFlow;
• DocuLive Scan;
• DocuLive Full Text Search;
• DocuLive for WWW.

Базовым является модуль DocuLive Basic. Он обеспечивает описание структуры пользователей и баз данных, а также регламентирует доступ пользователей в соответствии с ролевыми назначениями. Ролевой доступ определяется в трехуровневой среде "организация - подразделение - сотрудник". Модуль формализует организационно-штатную структуру заказчика и реализует свободную схему маршрутизации документов и работ. Кроме DocuLive Basic все остальные модули являются дополнительными.

Модуль Document View предназначен для просмотра документов в стандартных форматах различных приложений. Однако выбор средств просмотра этим не ограничивается, кроме того, более мощные модули, в частности продукты компании Rasterex, предусматривают возможность аннотирования.

Модуль DocuLive WorkFlow отвечает за документооборот. Российским заказчикам предлагается использовать продукт WorkRoute II, разработанный компанией "Весть" и обеспечивающий жесткую маршрутизацию.

Дополнительный модуль DocuLive Scan служит для ввода графических изображений со сканера. В русском варианте распознавание текста осуществляется с помощью продукта Fine Reader компании ABBYY.

Модуль DocuLive Full Text Search предоставляет сервис полнотекстовой индексации. Российские заказчики могут воспользоваться продуктом Lingvo Full Text Retrieval компании ABBYY, учитывающим морфологию русского языка и поддерживающим нечеткий поиск.

За организацию работы с документами в среде Intranet/Internet отвечает модуль DocuLive for WWW.

Помимо встроенной электронной почты DocuLive имеет и шлюзы в распространенные офисные системы электронной почты.

В отличие от других СУД, на клиентских машинах DocuLive устанавливается одна-единственная программа (помимо средств интеграции с прикладными программами). Однако интерфейс, элементы меню и функции внутри этой программы меняются в зависимости от прав пользователя и установленных модулей. Клиентами DocuLive могут быть только компьютеры Wintel, вместе с тем выбор серверных платформ достаточно разнообразен. Доступ через Web может осуществляться с любого компьютера, оснащенного просмотровой программой-браузером.

В России поставкой и внедрением данной СУД занимаются три фирмы: ABBYY, "Весть", "ЭЛКО Технологии". Они проделали огромную работу по локализации и адаптации DocuLive к местным условиям.

По мнению старшего управляющего компании ABBYY Арама Пахчаняна, DocuLive рассчитана на средние и крупные предприятия с числом участников делопроизводства от нескольких десятков до многих тысяч человек. Стоимость DocuLive зависит от количества заказанных модулей и числа клиентов и составляет 400-1000 долларов на одно рабочее место.

ВНЕДРЕНИЕ СУД

Благодаря поддержке таких отраслевых стандартов, как ActiveX, OLE Automation, ODMA, ODBC, MAPI, универсальные СУД сравнительно легко интегрируются с прикладными программами. Но все же внедрение подобной системы на предприятии может оказаться далеко не простым делом. Чтобы получить ощутимую отдачу, во-первых, организацию работы с документами на предприятии следует предварительно подвергнуть тщательному анализу, а, во-вторых, процесс делопроизводства может потребоваться частично реорганизовать. Все это стоит значительных денег, порой сопоставимых с ценой СУД. Хотя перечисленные СУД являются в большей мере "коробочными" изделиями, их доводка в соответствии с требованиями заказчика требует определенных усилий. Правда, СУД легко адаптируется к разным условиям, но проблема все равно остается. Интеграторы СУД как раз и призваны решать эти задачи. Проще и дешевле иметь дело с ними, чем заниматься внедрением продукта самостоятельно или, что еще менее эффективно, пытаться разработать свою собственную систему делопроизводства, как это привыкли делать на отечественных предприятиях.

Но и выбор конкретной СУД может оказаться нелегким и потребовать привлечения специалистов. К примеру, "Весть" - компания уникальная в том смысле, что она занимается внедрением всех трех универсальных СУД. На вопрос, как они могут одновременно поставлять прямо конкурирующие системы, сотрудник "Вести" Валерий Климов ответил, что, хотя системы в некоторых областях действительно конкурируют, каждая из них имеет свою специфику. И задача заказчика (и интегратора) выбрать такую систему, чтобы она в полной мере решала поставленные задачи в области делопроизводства и при этом не была избыточной.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Проблемы автоматизации делопроизводства были и всегда останутся актуальными для большинства организаций. Одним подойдет система коллективной работы, другим - специализированная СУД. Кому-то может показаться, что СУД стоят дорого. А разве рачительно использовать компьютеры в 1500 долларов в качестве печатающих машинок? Или задействовать сетевую среду, по стоимости сопоставимую с вычислительной техникой, лишь для копирования файлов? Универсальная же система управления документов позволяет решить проблему организации делопроизводства на средних и крупных предприятиях. На Западе СУД весьма популярны. Будем надеяться, что они заинтересуют и отечественные предприятия.

В этой статье мы затронули лишь малую толику возможностей универсальных СУД. Заинтересованные читатели могут обратиться к более детальному анализу этих систем. В первую очередь мы рекомендуем обратить внимание на специализированную газету "Электронный офис" компании "Весть" (http://www.vest.msk.ru/eo), посвященную проблемам управления документами, ведению архивов документов и всем смежным вопросам. Для более конкретного знакомства с заинтересовавшими его системами читатель может посетить серверы Web производителей и интеграторов СУД (см. Таблицу).

Константин Пьянзин - обозреватель LAN. С ним можно связаться по электронной почте: [email protected] .

Ресурсы Internet

Универсальные системы управления документами

Введение

Часть I. Системы управления документами, их функции

1. 1. Основные функции СУД
2. 2. Архитектура СУД

2.1. Хранилище документов

2.2. Система управления документооборотом

2.3. Коммуникационная среда

2.4. Интеграционные компоненты

2.5. Системные компоненты

Заключение

Список литературы

Введение

Система управления документами (СУД) - система, обеспечивающая работу с документами.

Информация, которая находится в разрозненно хранящихся документах, содержит много ценного, выявляемого только при обработке. Этой цели отвечает СУД, обеспечивающая управление документами, т.е. способная создавать, хранить, искать, извлекать, редактировать и рассылать документы.

Главная функция этой системы - поиск и индексирование документов, что позволяет быстро определять местонахождение и отслеживать их состояние. Важно также знать, кто пользуется документами в любой момент времени.

Часть I. Системы управления документами, их функции

Компания IDC дает следующее определение рынка Систем Электронного Управления Документами:

"Системы электронного управления документами (ЭУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД, включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видеоданные и документы Web. Обычными возможностями систем ЭУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность".

Основными функциями СУД являются:

• прием, регистрация и учет документов;
• упорядочение и классификация документов;
• обработка документов;
• дописывание комментариев к документам;
• поиск документов по названиям разделов, ключевым словам;
• создание личных библиотек документов;
• изменение конфигурации документов;
• контроль версий документов при их модификации;
• предоставление возможности удаленного доступа к документам;
• управление информацией в базе данных;
• обеспечение безопасности данных, разрешение доступа к документам только определенным пользователям;
• пересылка и рассылка документов;
• администрирование учета и архивирования данных.

Система управления документами должна также обладать возможностью редактирования и слияния документов, включения в них звуковых фрагментов, видеофильмов, изображений и текстов. СУД обеспечивает постоянное обновление информации, входящей в документы.

Поиск документов должен осуществляться в соответствии с разнообразными их характеристиками: дата создания, авторы, организация, рассматриваемая тема, тип документа. Управление документами наиболее эффективно осуществляется в сети предприятия, но все шире используется доступ к информации через глобальные сети.

СУД можно разбить на пять подсистем , решающие самостоятельные задачи (см. таблицу).

Задача	Подсистемы СУД
Документы нужно надежно хранить и быстро находить	Централизованное хранилище электронных документов
Документы нужно обрабатывать в соответствии с действующими процедурами	Система управления документооборотом
Участники процессов должны иметь эффективные средства взаимодействия	Коммуникационная среда
СУД должна быть связана с другими компонентами информационной системы	Интеграционные компоненты
Все это должно на чем-то работать	Системные компоненты

Хранилище документов

Создается единая база данных на сервере, которая позволяет надежно хранить документы, систематизировать их и быстро находить нужную информацию. При этом реализуется важнейший принцип СЭУД: документ хранится в единственном экземпляре в месте, хорошо защищенном от несанкционированного доступа.

Бумажные документы попадают в хранилище в результате их сканирования, а электронные - прямо из той программы, в которой они создаются.

Для быстрого поиска документов хранилище снабжается механизмом сквозного или, как его еще называют, полнотекстового поиска, позволяющим за очень короткое время найти нужный документ по содержащимся в нем ключевым словам.

Система управления документооборотом

Документооборот обычно рассматривается в рамках одной компании, и является отражением ее бизнес-процессов, а способы управления ими у каждой фирмы уникален.

Кроме того, любая успешно действующая организация непрерывно меняется. Создание новой продукции, приобретение нового бизнеса, завоевание новых рынков вызывают изменения в организационной структуре, в управленческих процедурах, в формах и маршрутах движения документов. Чтобы успеть за этими изменениями, нужно использовать для автоматизации рабочих процедур специальные программные средства.

С помощью конструктора бизнес–процедур процесс обработки документов можно представить как последовательность шагов. На каждом шаге обработки документа определяется, что следует сделать с документом и кто должен быть исполнителем. По окончании шага система автоматически вычисляет, куда направить документ дальше, и происходит автоматическое уведомление следующего исполнителя. При этом все участники процесса могут наблюдать его в виде наглядной диаграммы и видеть, на какой стадии обработки находится документ.

Коммуникационная среда

Чтобы обеспечить эффективное взаимодействие участников автоматизированного документооборота, СУД требуется некая "сигнальная система". Обычно это электронная почта.

По электронной почте сотрудники получают извещения о событиях, происходящих в системе, таких как появление новых документов, поступление документа на рассмотрение, нарушения контрольных сроков. Извещение, как правило, содержит гиперссылку, которая позволяет открыть соответствующий документ из централизованного хранилища.

В последнее время популярными становятся также средства обмена сообщениями, позволяющие участникам бизнес-процессов, в том числе и между различными организациями, общаться "в режиме реального времени": получать информацию о наличии друг друга на рабочем месте, обмениваться текстовыми сообщениями, а также проводить аудио- и видеоконференции.

Интеграционные компоненты

СУД - это всего лишь одна из компонент информационной системы, причем, как правило, создается она не в первую очередь. И, конечно, СУД должна быть интегрирована в общую среду таким образом, чтобы не возникало участков с "ручной" обработкой информации.

Системные компоненты

Техническими средствами, позволяющими обеспечить функционирование СУД, являются информационные магистрали, серверы, дисковые массивы, библиотеки оптических дисков, сканеры для массового ввода документов и специализированное серверное программное обеспечение.

Заключение

Управление документами лишь часть глобальной системы, частью которой может является и простое хранилище файлов или электронная почта. В своем развитии подобные системы стремятся к воплощению идеала – системы управления знаниями, обычно на корпоративном уровне.

Как показывает практика, внедрение СУД проходит поэтапно, отдельными составляющими, некоторые из которых, бывает, и вовсе не приживаются в конкретном бизнес-процессе.

Следует отметить, что потребность в таких системах появляется у организаций (фирм) прежде, чем у них появляется финансовая возможность, готовые системы могут стоит не одну сотню тысяч долларов, и ещё столько же внедрение. В России использование импортных СУД осложнено их неприспособленностью к условиям нашей действительности.

Список литературы

1. Как управлять документами в современной организации, Виктор Таранов, 2003г., http://www.directum.ru/514280.shtml.
2. Гипертекстовый энциклопедический словарь по информатике, 2004г., http://ibd.tsi.lv/sart.pl?T1=QEP.
3. Системы Управления Документами, Алексей Жданов, 2003г., http://www.naumen.ru/go/company/press/judgement.
4. Захаров О. Что такое электронный документооборот. Компьютер пресс. 1997г., № 4, с. 79-82.
5. IDC. Europe Document Management Market Review and Forecast, 1998-2003, (2000. февр.).

Назначени е – автоматизация всего комплекса работы с документами.

Цели: 1. Повышение производительности труда.

2. Повышение оперативности в работе с документами.

2. Расширение возможностей справочного обслуживания (вопросы, связанные с документом).

3. Улучшение качества подготовки, обработки и воспроизведения документа

4. Улучшение контроля за движением и исполнением документов.

Факторы, определяющие технологию обработки документов.

1. Вид документа (тип носителя информации, структура документа).

2. Требования жизненного цикла документа (частое копирование, частые изменения, редкое использование, секретный документ).

3. Традиции организации.

4. Текущее представление исполнителей о возможностях современных систем управления.

СУД – система управления документами.

Перед внедрением СУД должен проводиться системный анализ деятельности учреждения.

Результатом системного анализа являются:

1. Основные задачи организации

2. Уровни организационной структуры.

3. Группы пользователей и их информационные запросы.

4. Этапы жизни документов и ответственные службы.

5. Схема функционирования системы (информационные потоки).

6. Состав и структура БД, моделирующей организацию.

7. Формы предоставления входных и выходных данных.

Основные задачи СУД.

1. Классификация документов.

2. Размещение документов.

3. Предоставление пользователям интерактивного (диалогового) доступа к документам.

Конкретное содержание и важность задач СУД определяется на основе анализа модели деятельности организации - организованной совокупности взаимосвязанных процессов (деловых процессов).

Функциональная характеристика СУД.

Ввод документов в систему.

1. Документ возникает (порождается) внутри организации. Используются штатные средства (ПО для создания и обработки документов) текстовые, графические редакторы, программные компановки видео и звуков.

2. Документ поступает из внешней среды.

2.1. В электронном виде – может возникнуть необходимость конвертирования в кодировке и в формате, принятые в исполнительной СУД.

2.2. В бумажном виде.

2.2.1. Сканирование – получение изображений документа в электронном виде.

,

Ввод большого количества бумажных документов (библиотеки, издательства, архивы, налоговые).

Проблема ввода документов в СУД решается дешевле, проще и адекватнее путем реорганизации деятельности учреждения таким образом, чтобы вновь создаваемые документы формировались сразу в машинном виде.

2.33. Оперативное и архивное хранение документов (надёжность хранения, стоимость хранения, миграции документов между устройствами хранения).

Способы обеспечения надежности хранения.

1. Избыточность хранения.

2. Территориальная распределенность хранения.

Как указывалось ранее, в российской терминологии в области документирования и работы с документами используют термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления». Хотя в соответствии с российским терминологическим стандартом в области делопроизводства и архивного дела (ГОСТ Р 51141-98) эти термины являются синонимами, традиционно понимается, что делопроизводство выполняет технические функции в работе с документами, а ДОУ - вспомогательную функцию при управлении организацией.

В практике развитых стран для обозначения деятельности в этой области применяют термин «управление документами», что, несомненно, отражает возрастание роли документов в жизни современного предприятия.

Опыт стран, применяющих принципы управления документами в деятельности организаций, использован и закреплен в международном стандарте ИСО 15489-2001 «Информация и документация - Управление документами», положения которого рассмотрены в пособии. В 2007 г. планируется принятие аналогичного российского стандарта по управлению документами (ГОСТ Р ИСО 15489), который будет являться переводом международного.

В стандарте ИСО 15489 управление документами - одна из функций управления и область управления, которая обеспечивает контроль создания, получения, использования и хранения в форме документов доказательств и информации о деловой активности и отдельных управленческих операциях.

В целях управления документами в организации проектируют, внедряют и поддерживают в актуальном состоянии систему управления документами.

Понятие «система» в стандарте ИСО 15489 используется в широком смысле, оно включает людей и процессы наравне с инструментами и технологиями . Для создания системы необходимо:

• организовать работу (установить полномочия, обязанности и ответственность) службы ДОУ, а также руководителей и сотрудников предприятия, создающих и использующих документы;
• оптимизировать работу с документами (их регистрацию, классификацию, включение в информационную систему, установление порядка и сроков хранения документов, обеспечение их сохранности и т.д.);
• выбрать и внедрить эффективные технологии работы с документной информацией на всех этапах ее жизненного цикла;
• разработать и утвердить локальные нормативно-методические акты, регламентирующие все участки работы со всеми видами и форматами документов предприятия.

Стандарт применим и при использовании традиционных

методов ведения «бумажного» документооборота. Но, в первую очередь, он будет полезен организациям, внедряющим технологии работы с электронными документами и системы автоматизации ДОУ.

При разработке системы управления документами учитывают цели, задачи и функции организации, ее структуру, правовую, управленческую и политическую среду. Каждую управленческую функцию, все действия и операции рассматривают с точки зрения их потребности в документах. При этом определяют требования к документам, а также когда, как и где документы включают в систему управления документами. Анализируют критические факторы и существующие недостатки, связанные с управлением документами.

В соответствии с ИСО 15489 к системе управления документами предъявляют следующие требования:

• поддерживать свойства документа (аутентичность, надежность, целостность, пригодность для использования, см. п. 1.4), необходимые для выполнения им управленческой и правовой функций;
• надежность, т.е. способность системы к длительной работе в соответствии с установленными правилами.

С этой точки зрения система должна:

• - включать все документы в той области, которую она обслуживает;
• - организовывать документы так, чтобы были отражены бизнес-процессы, в которых участвует создатель документов;
• - защищать документы от несанкционированного изменения, отбора на хранение или уничтожение;
• - быть способной выполнить функцию главного источника информации о действиях, зафиксированных в документах;
• - обеспечивать доступ к относящимся к определенному вопросу документам и их метаданным;
• целостность, т.е. защищенность системы от изменений в результате несанкционированного доступа, уничтожения, изменения или удаления документов.

Это достигается применением контрольных мер (например, мониторинг доступа, верификация пользователей, мероприятия по обеспечению безопасности и т.д.), которые могут быть внутренними или внешними по отношению к системе;

• соответствие нормативно-правовым и деловым требованиям;
• полнота, т.е. управление всеми документами, образующимися во всех сферах деловой активности организации или в ее подразделении ;
• упорядоченность, т.е. должны быть регламентированы порядок и методология создания, хранения и управления документами.

Хотя описываемые в ИСО 15489 процессы работы с документами в целом реализуются и в отечественных технологиях ДОУ, принципы и методология управления документами, изложенные в этом стандарте, не только позволяют более глубоко интегрировать работу с документной информацией с управленческой процессами, но и соответствуют современным подходам к управлению предприятием. Несомненное достоинство международного стандарта - то, что он вводит единые правила работы со всеми документами, создающимися в деятельности организации, причем эти правила учитывают особенности создания, использования и хранения электронных документов и предполагают разработку и внедрение автоматизированных систем управления документами.

Контрольные вопросы

• 1. Что понимают под «управлением документами» и «системой управления документами» в международном стандарте ИСО 15489?
• 2. Какие требования к системе управления документами устанавливает стандарт ИСО 15489?

• Область применения ИСО 15489 шире, чем Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), включающей лишь организационно-распорядительные документы.