Из материала, подготовленного экспертами службы Правового консалтинга ГАРАНТ, вы узнаете каковы сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета, а также особенности порядка их хранения.

Документы бухгалтерского учета

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ " ", далее - Закон № 402-ФЗ). Сроки хранения электронных документов (регистров) устанавливаются в том же порядке, что и для документации, формируемой на бумажных носителях. При этом экономические субъекты должны хранить документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз ().

При определении конкретных сроков хранения отдельных бухгалтерских документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее - Перечень). Данный Перечень разработан и утвержден во исполнение положений , Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон № 125-ФЗ).

В соответствии с п. 1.4 Перечня исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.

Отметим, что для большинства документов бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлен срок хранения - 5 лет. Однако для некоторых документов установлены и меньшие сроки хранения, для других - большие сроки хранения. Кроме того, существуют документы, подлежащие постоянному хранению.

Например:

• бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.) хранится (п. 351 Перечня):
  а) сводная годовая (консолидированная) - постоянно;
  б) годовая - постоянно;
  в) квартальная - 5 лет (при отсутствии годовых - постоянно);
  г) месячная - 1 год (при отсутствии квартальных - постоянно);
• налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов, декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет (п. 392 Перечня);
• декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы - 75 лет (п. 395 Перечня);
• налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма № 1-НДФЛ), сведения о доходах физических лиц хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы - 75 лет (п. 394, п. 396 Перечня);
• первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.), хранятся 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) (ст. 362 Перечня);
• переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах, о предоставлении мест в гостиницах хранится 1 год (п. 367 Перечня);
• реестры сведений о доходах физических лиц хранятся 75 лет, как и лицевые карточки, счета работников (п. 397, п. 413 Перечня);
• документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации хранятся постоянно (ст. 429 Перечня);
• документы (заявки, акты оценки, переписка и др.) по продаже движимого имущества хранятся 10 лет (п. 430 Перечня);
• акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс) хранятся постоянно (ст. 432 Перечня).

Документы налогового учета

Обращаем внимание также на то, что некоторые расходы для целей налогообложения прибыли учитываются в течение длительного периода, например амортизация основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМА), или имеют отложенный характер (учитываются не в периоде их несения, а на момент реализации активов ().

Амортизация представляет собой равномерный учет в течение сроков использования ОС и НМА расходов, формирующих их первоначальную стоимость ( , ). указывает на возможность учета расходов только при условии их документального подтверждения. В связи с этим Минфин России разъясняет, что срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, установленный (4 года), должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества) ( , от ). То есть для целей налогового учета хранить первичные документы, подтверждающие формирование первоначальной стоимости по амортизируемым ОС и НМА, надо как минимум 4 года после их полной амортизации. При этом специалистами финансового ведомства также отмечено, что согласно Перечню документы об определении амортизации ОС хранятся постоянно.

Минфин России, разъясняя порядок применения , в указывает на то, что течение четырехлетнего срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов. Аналогичная позиция изложена в .

Данную правовую позицию ВАС РФ необходимо учитывать и при включении в состав расходов:

• убытков в виде сумм безнадежных долгов ( , ). Первичные документы, подтверждающие их возникновение, должны быть в наличии на дату учета убытка;
• убытков, поименованных в , определяемых на дату реализации имущества и имущественных прав (дополнительно смотрите ).

На момент реализации также учитываются расходы в виде:

• цены приобретения (создания) прочего имущества, такого, например, как земельные участки, материальные ценности ();
• стоимости материально-производственных запасов, прочего имущества в виде излишков, выявленных в ходе инвентаризации, и (или) имущества, полученного безвозмездно, и (или) имущества, полученного при демонтаже или разборке выводимых из эксплуатации ОС, ремонте, модернизации, реконструкции, техническом перевооружении либо частичной ликвидации ОС ( , );
• цены приобретения имущественных прав и расходов, связанных с их приобретением ();
• стоимости приобретения покупных товаров.

Следовательно, при определении сроков хранения документов, подтверждающих затраты на приобретение (создание) ОС и НМА, прочего имущества, имущественных прав, покупных товаров, необходимо учитывать положения .

Отложенный характер имеют также расходы на приобретение ценных бумаг, так как датой осуществления расходов на приобретение ценных бумаг признается дата их реализации или иного выбытия (). Поэтому документы, подтверждающие расходы на приобретение ценных бумаг, необходимо хранить в течение сроков, определяемых с учетом положений ( , ).

Документы, связанные с уплатой страховых взносов во внебюджетные фонды

Ни законодательство по бухгалтерскому учету, ни законодательство по налогам и сборам не регламентируют место хранения документов бухгалтерского, налогового учета и отчетности (за исключением некоторых, отдельных случаев).

Поэтому такие документы могут храниться в различных структурных подразделениях организации (в бухгалтерии, в кабинете директора, в специально созданном для хранения документов помещении и т.д.) или в ином, обособленном от офиса месте (специальное помещение, "отданное" под архив).

Конкретные правила организации документооборота, места хранения первичных документов разрабатываются экономическим субъектом самостоятельно, утверждаются его руководителем и закрепляются в учетной политике ( и п. 4 ПБУ 1/2008 " " (далее - ПБУ 1/2008)).

Если говорить о нахождении документов именно в офисе организации (в свободном доступе для бухгалтера), то, как было сказано, никаких сроков для такого хранения не установлено. Эти сроки (3 года, 5 лет, 10 лет и т.д.) компания также может утвердить самостоятельно.

Отметим также, что экономические субъекты могут, но не обязаны передавать документы на хранение государственным и муниципальным архивам, заключив с ними соответствующие возмездные договоры ( , ).

В исключительных случаях по решению руководителя организации дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив организации по описям дел, документов или по номенклатуре дел ().

Лазукова Екатерина , эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер

«Слушай, давай все это выкинем», - сказал мне директор, указывая на стеллаж, заставленный коробками с документами 7-ми летней давности. А я ему в ответ: «Не так все просто, иногда сроки хранения документов в организации составляют несколько десятков лет». Директор мне поверил, и наша родная макулатура продолжила пылиться на полках архива. До следующего раза - когда встанет вопрос о приобретении нового стеллажа, вот тогда мы все переберем и оставим только те документы, чей срок хранения в организации еще действительно не истек.

Сколько должна храниться документация?

Необходимость хранения документов обозначена Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Кроме этого, существует три перечня, которые утверждают сроки хранения документов в архиве для государственных и частных юридических лиц в различных сферах деятельности. Документация акционерных обществ должна храниться согласно Положению о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс.

Конкретные периоды для хранения документации

Самый недолгий срок хранения - 1 год, максимальный - 75 лет. Я не буду поименно указывать их для каждого документа, которых очень много. Кроме сроков, установленных для распространенных документов, таких как кадровые, финансовые, бухгалтерские, налоговые и электронный документооборот, свои сроки хранения документов в организации имеют бумаги специализированного назначения различных сфер промышленности, медицины, безопасности. Рассмотрим периоды, в течение которых должны храниться самые распространенные бумаги, существующие в любой организации.

Сроки хранения общераспространенных документов

Как разгребать бумажные завалы?

Со временем в организации скапливается огромное количество различной документации. Для того чтобы не погрязнуть в бумагах, необходимо создать комиссию (обычно в составе трех человек), которая бы провела экспертизу на предмет ценности и разобрала бумаги на следующие категории в зависимости от того, какие сроки хранения документов в организации для них предусмотрены:

• подлежащие постоянному хранению в архивах государственного субъекта;
• документы, которые необходимо хранить более 10 лет в архиве юридического лица;
• которые необходимо временно хранить не более 10 лет в архиве подразделения;
• бумаги, разрешенные к уничтожению по истечении срока хранения.

Процедура уничтожения документов

При уничтожении документов составляется акт. Унифицированной формы для такого рода актов не существует, он составляется в свободной форме, закрепленной приказом руководителя. В нем должны быть обозначены не только наименование и все реквизиты организации, но также, обычно в виде таблицы, указываются наименования документов (дел), период, когда они был созданы, количество листов или, если объем дела под одним наименованием велик, то количество томов. В этом же акте можно добавить графы накладной на передачу-прием документов для уничтожения.

Формирование дел и хранение документов

Формирование дел и хранение документов 1

Формирование дел 1

Номенклатура дел 2

Подготовка документов к архивному хранению 3

Оформление дел 5

Оформление обложки дела 7

Формирование дел

Важным участком работы секретаря является установление порядка в организации делопроизводства и обеспечение сохранности документов.

Все документы, образующиеся в процессе деятельности предприятия, секретарь обязан организовывать в папки (ДЕЛА). Каждой папке дать заголовок, т.е. общее название тех документов, которые находятся в ней. Во избежание путаницы и дублирования папок секретарь должен составить список заведенных дел с указанием сроков их хранения. Этот список носит название номенклатура дел предприятия. Дела следует формировать в строгом соответствии с разработанной заранее номенклатурой.

Таким образом, формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются в организациях централизовано или децентрализовано. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом ответственным за документацию.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

Помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заглавиями дел по номенклатуре.

Помещать вместе все документы, которые относятся к решению данного вопроса.

Группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходных дел.

Раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков сохранения.

Включение документов в дела должно проводиться в день окончания их исполнения, после проставления на них отметки «В дело №_____» (Реквизит 29). При включении документов в дело необходимо проверить правильность их оформления (наличие дат, номера, отметки «В дело») и соответствие содержания документа содержанию дела, в которое он направляется.

В деле не должны содержаться документы, которые подлежат возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

Номенклатура дел

Для создания в организации единой системы формирования дел, обеспечения их учета, быстрого поиска документа, отбора документов на государственное хранение составляется номенклатура дел.

Номенклатура дел – это обязательный для каждого учреждения систематизированный перечень дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме технической документации и печатных изданий (брошюр, справочников, бюллетеней, реферативных журналов и др.)

Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и индивидуальную.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типичный состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но различных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются органами высшего уровня для организаций, которые принадлежат к сфере управления учреждения, и используются ими как методические пособия во время составления индивидуальных номенклатур дел.

Каждая организация должна иметь индивидуальную номенклатуру дел. Как правило, она состоит из номенклатур дел отдельных структурных подразделений.

Размещение заголовков дел в номенклатуре структурного подразделения должно отвечать степени важности решаемых вопросов с учетом взаимосвязи документов, включенных в конкретные дела. Как правило, первой размещается группа дел, которая включает документы органов высшего уровня, далее группа организационно-распорядительной документации самой организации (приказы, распоряжения, решения и т. п.), планово-отчетная документация и переписка.

Каждое дело, включенное в номенклатуру дел, должно имеет условное обозначение – индекс. Индекс дела – это цифровое и (или) алфавитно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел, которое фиксируют на обложке дела. Индекс дела структурного подразделения состоит из индекса структурного подразделения (по штатному расписанию) и порядкового номера в пределах подразделения.

По окончании года номенклатура дел структурного подразделения в обязательном порядке закрывается итоговой записью, в которой указывают количество и категории фактически заведенных в течение года дел. Итоговую запись скрепляет своей подписью лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении.

Номенклатура дел структурного подразделения организации составляется в трех экземплярах, на каждом из которых обязательно заполняются грифы согласования с экспертной комиссией организации и руководителем архивного подразделения: первый экземпляр – неприкосновенный, хранится в структурном подразделении; второй экземпляр – передается в службу ДОУ организации; третий экземпляр – используется для формирования дел и поиска необходимого документа.

Номенклатура дел структурного подразделения после ее рассмотрения и анализа сводится в единую (сводную) номенклатуру дел организации.

Срок хранения документов в архиве организации напрямую зависит от вида документации. Одни документы хранятся временно и затем уничтожаются, для других предусмотрены длительные и даже постоянные сроки хранения. Подробнее в этом разберемся в данной статье.

Архивное хранение документов и дел — обязанность каждой организации

Обязанность по хранению документов в архиве организации и сроки хранения предусмотрены различными законами. Так, срок хранения для налоговых целей определяет Налоговый кодекс. Для бухгалтерских документов срок закреплен законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Сколько хранить документы по личному составу, указывает закон «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Свод сроков хранения также можно найти в приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

О нюансах применения приказа № 558 читайте в статье .

Чтобы вам легче было разобраться со сроками хранения документов в архиве, мы составили укрупненную таблицу по основной документации, которая возникает в процессе работы любой организации.

Сроки хранения документов в архиве организации: таблица

Вид документа	Срок хранения, лет (минимальный)
Документы по личному составу:
созданные до 2003 года
созданные с 01.01.2003
Эти сроки, в частности, касаются: личных дел работников; приказов по личному составу; трудовых договоров и др.
Иные документы по кадрам (табели, списки, командировочные документы).
Подробнее об этом см. в статье .
Охрана труда и техника безопасности (ОТ и ТБ)
Списки и табели работающих в особых условиях труда (вредных, опасных, тяжелых)
Акты о профзаболеваниях, материалы расследований
Документация по несчастным случаям (акты, регистрационные журналы, материалы расследований)
Журналы профилактических работ и инструктажа по ТБ
Ведомости выдачи спецодежды и спецпитания
См. статью .
Бухгалтерия и налоги
Годовая бухотчетность
Отчетность в ФСС:
годовая	Постоянно (пока фирма существует)
квартальная
Отчетность в ПФР:
сводная
сведения персучета
Сведения о доходах физлиц
Налоговые декларации и регистры
Учетная политика, включая приложения к ней
Бухгалтерская первичка и регистры
Кассовые документы
Подробнее см. материал .
Счета-фактуры
По ним читайте публикацию .

Нюансы исчисления сроков хранения

Первое, на что следует обратить внимание, при «закладке» документа в архив, — это момент, с которого начинает исчисляться срок хранения. Так, по некоторым кадровым документам он стартует непосредственно с даты составления, а для бухгалтерской первички — по окончании отчетного года.

Для целей налогообложения течение срока хранения начинается после отчетного периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налогов и участвовал в формировании отчетности.

О сроках хранения документов по амортизируемому имуществу читайте в материале .

Второй важный нюанс — срок хранения, установленный для одного документа разными НПА, может различаться. Если это так, нужно выбирать максимальный.

Поясним оба нюанса на примере.

Пример определения срока хранения акта сдачи-приемки выполненных работ

Допустим, акт составлен 29.03.2017. Определим срок его хранения:

1. Как первичный документ бухучета, подтверждающий учет расходов, он должен храниться 5 лет с окончания отчетного 2017 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2022.
2. Как документ, подтверждающий факт принятия результатов работ для целей НДС, — 4 года с окончания I квартала 2017 года (налоговый период по НДС), т. е. с 01.04.2017 по 31.03.2021.
3. Как документальное подтверждение расходов по налогу на прибыль — 4 года с окончания «прибыльного» налогового периода 2017 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2021.

Выбираем самую последнюю дату — это 31.12.2022. После нее документ можно уничтожить.

О том, как это сделать по всем правилам, читайте в статье .

Итоги

При организации архива в компании следует помнить, что сроки хранения одного документа, выступающего в разном качестве, могут быть установлены разными НПА и поэтому различаются. Исчислять срок в этом случае следует по максимуму. До его истечения документ должен находиться в архиве фирмы и не может быть уничтожен.

Приложение

УТВЕРЖДЕНО: Решением Общего собрания членов

СРО НП «СПБ»

_____________________________________________________________________________________________________________

Саморегулируемая организация

Некоммерческое партнерство «Межрегиональное объединение проектировщиков «СтройПроектБезопасность» СРО НП СПБ

Внутренние документы ВДК СРО

Саморегулируемой НП СПБ

Организации 16.0-2013

___________________________________________________________________

ПОЛОЖЕНИЕ

О ПОРЯДКЕ И СРОКАХ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

г. Москва - 2013 г.

1. Общие положения.

1.1 Настоящее Положение о порядке и сроках хранения документов (далее – Положение) разработано с учетом требований Федерального закона от 01.01.2001 г. «Об архивном деле в Российской Федерации» и регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов в Саморегулируемой организации Некоммерческое партнерство «Межрегиональное объединение проектировщиков «СтройПроектБезопасность» (далее – Партнерство), в том числе порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

1.2 Действие Положения распространяется на все документы, которые содержатся в документообороте Партнерства согласно действующему законодательству, Уставу и внутренним документам, включая, но не ограничиваясь документами, передаваемыми на хранение или подлежащими уничтожению.

1.3 В отделах (подразделениях) Партнерства (далее – отделы) должны быть приняты меры, обеспечивающие сохранность документов и конфиденциальность содержащихся в них сведений. Защита служебной информации осуществляется в соответствии с утвержденным внутренним Положением о раскрытии и защите информации Партнерства.

1.4 Материально-техническое обеспечение хранения документов осуществляется за счет финансовых средств Партнерство, согласно утвержденного бюджета (сметы) на очередной финансовый год.

2. Составление номенклатуры и формирование дел.

2.1 В целях создания методической основы для рациональной организации документов в делопроизводстве Партнерства, упорядочения учета, поиска и обеспечения сохранности документов ежегодно разрабатывается Номенклатура дел Партнерства (далее – Номенклатура).

2.2 Партнерство хранит дела членов саморегулируемой организации (юридических лиц, индивидуальных предпринимателей), в т. ч. исключенных из саморегулируемой организации (далее СРО), также все документы, принятые Общим собранием членов СРО, постоянно действующим органом управления СРО и формируемыми в процессе производственной деятельности отделов Партнерства. Документы хранятся согласно установленных в СРО правил и сроков хранения.

2.3 Если в течение года в отделах Партнерства возникает необходимость в заведении (оформлении) дел, не предусмотренных Номенклатурой, то они дополнительно вносятся в Номенклатуру, где должны быть предусмотрены резервные номера.

2.4 В Номенклатуру должны быть включены все заголовки дел, которые оформляются в отделах Партнерства. Номенклатура утверждается Исполнительным директором Партнерства.

2.5 При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

· группировать в дела следует документы одного делопроизводственного года, за исключением: дел организаций – членов Партнерства; переходящих дел; личных дел, которые формируются в течение всего периода работы сотрудника в Партнерстве. Не допускается включение в дела не относящихся к ним документов, а также черновиков и проектов документов;

· включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

· документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела.

2.6 Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке, причем документ «ответ» должен располагаться после документа «запроса». Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

2.7 По окончании года в конце Номенклатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел, этот экземпляр является учетным документом для дел временного хранения.

3. Сроки хранения документов Партнерства.

3.1 При определении сроков хранения документов необходимо руководствоваться «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 01.01.2001 г. № 000 (далее – Перечень типовых управленческих документов).

3.2 Расчет срока хранения производится с 01 января года, который следует за годом окончания их делопроизводством. Сроки хранения документов Партнерства не могут быть менее установленных нормативно-правовыми актами РФ, регулирующими порядок хранения документов.

	Общие наименования документов (групп документов)	Срок хранения
	Решение об учреждении (создании) и протокол Учредительного собрания Партнерства. Решение о реорганизации Партнерства (разделении, выделении или преобразовании).	постоянно
	Устав Партнерства, изменения и дополнения, внесенные в устав Партнерства и зарегистрированные в установленном законодательством порядке, Свидетельство о государственной регистрации Партнерства, документы о внесении Партнерства в Реестр саморегулируемых организаций, постановке в установленном порядке на учет в соответствующие Фонды, включая ФНС России.	постоянно
	Документы, подтверждающие права Партнерства на имущество, находящееся на его балансе.	постоянно
	Документы члена Партнерства, формируемые в дело члена Партнерства (далее - наблюдательное дело), включающие в т. ч.: Заявление о приеме в члены саморегулируемой организации, заявления о замене (изменении) Свидетельства о допуске к работам, акты проверок и принятые по ним решения, заявление о добровольном прекращении членства в саморегулируемой организации или решение об исключении из Партнерства. Документы, представляемые членом Партнерства при вступлении в Партнерство, внесении изменений в Свидетельство, замене Свидетельства и при осуществлении проверок деятельности члена Партнерства.	постоянно до прекращения членства в Партнерстве, но не более трех лет после прекращения членства в Партнерстве
	Внутренние документы Партнерства, в т. ч. документы, предусмотренные его Уставом, утвержденные общим собранием Партнерства: Требования, положения, правила и др. документы, относящиеся к правовым актам ; Стандарты, регламенты Партнерства; Документы (постановления, определения, решения, протоколы, заключения, запросы, заявления, переписка) о соблюдении норм законодательства, иных вопросах правового характера; Документы, представляемые в правоохранительные, судейские органы, третейские суды. Копии; Переписка с государственными органами РФ, г. Москвы по основной деятельности; Журналы (регистрации договоров услуг, доверенностей, регистрации арбитражных дел, претензий и исков; Решения Президента Партнерства (о приеме и отказах приема в члены СРО, о выдаче, переоформлении свидетельств о допуске); журналы регистрации решений Президента Партнерства;	до замены постоянно постоянно
	Положение о Филиале или представительстве Партнерства	до замены новыми
	Реестры выданных свидетельств о членстве в Партнерстве; реестры выданных свидетельств о допуске к работам (переоформлении)	постоянно
		постоянно
		постоянно
	Квартальные расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования
	Годовые статистические отчеты	постоянно
	Квартальные статистические отчеты
	Главная книга, журналы операций, оборотные ведомости , первичные банковские и кассовые документы, акты о списании ТМЦ, акты сверки расчетов с организациями, акты приема-сдачи работ (услуг), налоговые декларации , налоговые карточки по учету доходов и налога на физических лиц, декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование, сведения о доходах физических лиц
	Реестры сведений о доходах физических лиц, лицевые счета по заработной плате , сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах, документы по личному составу Партнерства
	4.5 Передача документов постоянного хранения из одного структурного подразделения (отдела) в другое фиксируется в журналах учета в установленном порядке. 4.6 Хранение документов, образованных в процессе производственной деятельности отделов Партнерства и не переданных по описи для хранения в специально-выделенное помещение, обеспечивается в служебных помещениях отделов Партнерства. 4.7 Документы, переданные на хранение, должны находиться в специально отведенном для этой цели помещении. Документы Партнерства, находящиеся на хранении в специально отведенном для этой цели помещении, должны располагаться на специальных стеллажах (шкафах), где должна быть обеспечена их систематизация и полная сохранность. 4.8 Поступающие документы для хранения в специально-выделенное помещении Партнерства, принимаются сотрудником Информационно-аналитического отдела, на которого по функциональным обязанностям возложена ответственность за осуществление порядка хранения документов Партнерства. Принятые на хранение документы Партнерства регистрируются в специальном журнале. 4.9 В случае утраты или повреждения подлинника документа Партнерства, хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа Партнерства должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа Партнерства и подлежащий хранению вместе с ней. Указанный акт должен быть подписан членами комиссии и утвержден Исполнительным директором, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности – согласован Главным бухгалтером и утвержден Исполнительным директором Партнерства. 4.10 Доступ уполномоченных сотрудников организаций - членов Партнерства к хранящимся документам производится по их письменному или устному запросу, под расписку, при предъявлении доверенности, которая подшивается в наблюдательное дело с соответствующей отметкой в журнале учета выдачи документов. 4.11 Сотрудникам Партнерства документы выдаются во временное пользование с соответствующей отметкой в журнале учета выдачи документов на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока документ должен быть возвращен на место его хранения. 4.12 Партнерство на правах собственника находящихся или подлежащих хранению документов, имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему документах, а также делать копии документов для любых законных целей и любым законным способом, не допуская нарушения конфиденциальности и разглашения коммерческой тайны Партнерства. 4.13 Условия доступа к документам Партнерства устанавливаются отдельным распорядительным документом за подписью Президента Партнерства, в т. ч. регламентируются ограничения на доступ к документам, содержащим сведения о личной и семейной жизни сотрудников Партнерства, их частной жизни, а также сведениям, создающим угрозу для их безопасности. 4.14 За пределы офиса, без соответствующего разрешения руководства Партнерства, документы выносить категорически запрещено, кроме случаев производственной необходимости предоставления (использования) документов на любых видах носителей в государственных надзорных, исполнительных органах, проведении проверок специализированными органами Партнерства и т. д. 4.15 Использование документов, на которые распространяется действие законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности , осуществляется с учетом требований данного законодательства. 5. Порядок отбора документов на хранение и уничтожение. 5.1. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности Партнерства, их отбору для осуществления дальнейшего хранения или уничтожения в Партнерстве приказом Исполнительного директора создается Экспертная комиссия. Председателем Экспертной комиссии, как правило, назначается заместитель Исполнительного директора. 5.2. Решения Экспертной комиссии и проекты рассматриваемых ей документов вступают в силу только после их утверждения Исполнительным директором. Экспертная комиссия рассматривает описи дел постоянного, временного сроков хранения и по кадровому составу, проекты номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению. 5.3. При проведении экспертизы ценности документов в отделах Партнерства производится отбор дел постоянного и долговременного хранения для передачи на хранение в специально-выделенное помещение, а также для выделения дел с истекшими сроками хранения к уничтожению в соответствии с номенклатурой дел Партнерства за соответствующий год, утвержденной Исполнительным директором. 5.4 В целях гарантированного сохранения документационной информации, акты о выделении документов к уничтожению составляются только после составления описей дел постоянного и временного сроков хранения. Описи дел и акты должны рассматриваться Экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаться Исполнительным директором. 6. Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения. 6.1 Дела, включенные в утвержденный акт о выделении документов к уничтожению, отделяются от остальных дел и хранятся до их уничтожения в специально отведенном месте. 6.2 Порядок, способ и место проведения мероприятий по уничтожению документов, определяется исполнительным органом Партнерства. 6.3 Акт об уничтожении документов вместе с описью уничтоженных дел хранится в Партнерства в специально формируемом деле. 6.4 Акт об уничтожении документов подписывается членами Экспертной комиссии и утверждается Исполнительным директором. 7. Заключительные положения. 7.1 Документы, образовавшиеся в процессе деятельности Партнерства и являющиеся его собственностью, включенные (подлежащие включению) в состав Архивного фонда Российской Федерации, могут быть переданы по договору на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив, на основании заключенного договора. При этом условия хранения этих документов определяются Партнерством с соблюдением норм Федерального законодательства по архивному делу. 7.2 Документы Партнерства могут отчуждаться или переходить от одного лица к другому в порядке универсального правопреемства либо иным способом. При этом правопреемник обязан уведомить о переходе к нему прав собственника соответствующий государственный, муниципальный архив, с которыми прежний собственник заключил договор. 7.3 При реорганизации Партнерства условия и место дальнейшего хранения документов определяются учредителями Партнерства либо органами, уполномоченными на то учредительными документами . 7.4 При ликвидации Партнерства, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе деятельности и включенные (подлежащие включению) в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение документов ликвидируемого Партнерства. 7.5 Ответственность за организацию хранения документов Партнерства возлагается на Исполнительного директора (в его отсутствие заместителя Исполнительного директора). За сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет ответственность